Til en sådan samtale vil der som regel ikke være grund til, at du som tillidsrepræsentant er til stede, tværtimod kan det ofte skærpe omstændighederne og tilføre sagen en tyngde og alvor, som måske slet ikke har været hensigten fra lederens side. Det er op til lederen og medarbejderen, om du skal informeres om samtalens indhold og udfald.

I dette afsnit uddyber vi følgende emner:

• Tjenstlig samtale
• Irettesættelse
• Advarsel
• TR’s rolle ved tjenstlige samtaler og advarsler
• Opsigelse/afskedigelse
• Bortvisning
• Personalemappe

Tjenstlig samtale
En leder kan indkalde en medarbejder til en tjenstlig samtale, når medarbejderen ved sin måde at handle på har skabt problemer for sig selv og/eller arbejdspladsen. Typisk vil det dreje sig om samarbejdsproblemer eller mangelfuld udførelse af arbejdet.

Det er en samtale, der foregår mellem lederen og medarbejderen, og det er blandt dem problemet skal defineres og løses. Medarbejderen har ret til at have en bisidder med, og det er oplagt for medarbejderen at vælge dig. En kollega, der er indkaldt til en tjenstlig samtale, vil sandsynligvis have et stort behov for at snakke med nogen. Det er en oplagt opgave for dig som tillidsrepræsentant. Du skal selv sætte grænser for, hvor meget du kan og vil stå til rådighed for kollegaen.

Efter en tjenstlig samtale bør det stå klart

• hvad problemet er
• hvad medarbejderen skal gøre, og hvad lederen skal gøre for at løse det
• inden for hvilken tidsfrist
• hvad sker der, hvis situationen ikke er ændret

En tjenstlig samtale kan ende med, at situationen bliver belyst og løst i al mindelighed. Måske var der tale om en misforståelse eller en enkeltstående fejl, som bliver beklaget/rettet.

Irettesættelse
I nogle tilfælde kan lederen finde det nødvendigt med en eller anden form for sanktion. Den mildeste sanktion vil være en irettesættelse/påtale, hvor lederen klart gør opmærksom på, at vedkommende ønsker en anden adfærd af den ansatte. Det skal slås fast, at det er lederens ret at bestemme, hvad der er ønsket adfærd på afdelingen/i institutionen og gøre opmærksom på det, men det skal naturligvis ske på en ordentlig måde.

Når irettesættelsen er givet, skal det være klart for de tilstedeværende, hvilke problemstillinger der er drøftet, hvilke krav og forventninger der er til fremtidig adfærd, og hvordan samtalen evt. skal følges op. En irettesættelse kan være mundtlig (der er mindre alvorlig) eller skriftlig.

Advarsel
Der kan også være tale om en problemstilling, hvor lederen finder, at han/hun er nødt til at skærpe tonen og tildele medarbejderen en mundtlig eller skriftlig advarsel. F.eks. hvis en irettesættelse ikke har haft den ønskede effekt.

En advarsel indebærer, at det får alvorlige konsekvenser, hvis de angivne retningslinier ikke følges. Typisk vil medarbejderen få at vide, at hun/han flyttes til en anden afdeling eller bliver afskediget, hvis ikke han/hun følger lederens anvisninger.

Mange arbejdspladser (evt. på kommunalt eller regionalt plan) har beskrevet nogle procedurer for, hvordan sådanne samtaler skal forløbe f.eks. om en afskedigelse altid skal være forudgået af både en mundtlig og en skriftlig advarsel, eller om én af delene er nok. Disse procedurer skal følges, så du skal undersøge, om din arbejdsplads har sådanne procedurer.

Hvis der er noget i procedurerne, som du ikke forstår, skal du spørge din leder, personalekontoret eller Danske Fysioterapeuters sekretariat.

TR’s rolle ved tjenstlige samtaler og advarsler
Det er din rolle at være den tredje part, der kan bevare overblikket i en situation, der ofte er meget følelsesladet. Hvis samtalen går i hårdknude, kan det blive din rolle at være mægler og dermed være med til at få problemstillingen klargjort. Hvis lederen eller medarbejderen handler urimeligt overfor den anden part under samtalen, kan det blive din opgave at gribe ind og få samtalen til at forløbe på en god måde igen. Det er altid lederens opgave at tage referat fra sådanne samtaler.

Det er en god idé, at du forbereder dig godt før samtalen. Tal med din indkaldte kollega, fortæl hvad din rolle er og overvej fordele og ulemper ved at fortælle din kollega om dit standpunkt i forhold til problemet. Ofte vil du have hørt om problemet gennem dine andre kolleger, fordi en problematisk handlemåde ofte skaber dønninger i hele personalegruppen. Din opgave er at skabe ro på arbejdspladsen, og derfor skal du også varetage resten af gruppens tarv.

Du kan også kontakte andre tillidsrepræsentanter i kredsen eller andre faggruppers tillidsrepræsentanter for at høre til deres erfaringer med at deltage i tjenstlige samtaler.

Det er en god idé i fredstid at aftale rammerne for en sådan samtale:

• hvornår og hvordan skal medarbejderen indkaldes til samtalen
• at der er ret til en bisidder
• beskrivelse af et standardforløb (f.eks. leder og medarbejder fremlægger hver deres version af problemet, problemet identificeres, forslag til løsning af problemet, handleplan og tidsplan for løsning beskrives)
• hvordan der tages referat/notat (f.eks. præcisere at det er lederens opgave, hvad skal referatet indeholde, hvornår kan det fjernes fra personalemappen)

Afskedigelse/opsigelse
Hvis en kollega bliver sagt op, har vedkommende sandsynligvis brug for en at snakke med. Det vil typisk være en opgave for dig som tillidsrepræsentant at snakke med vedkommende om, hvad der er sket og hvorfor. Du skal i passende omfang stå til rådighed med opmærksomhed og råd og vejledning. Du skal selv sætte grænser for, hvor stort omfang denne rådighed skal have. Det vil også være din opgave at fortælle vedkommende om de rettigheder, han/hun har, og de muligheder, der er for at få de bedste vilkår i forbindelse med opsigelsen.

Før en medarbejder bliver afskediget, skal vedkommende altid have en "sindetskrivelse" først. En "sindetskrivelse" er et brev, hvor vedkommende bliver varslet om, at en mulig afskedigelse er på vej, og får mulighed for at give sine kommentarer til den. Først efter denne høring vil den endelige afskedigelse falde. Medarbejderen får altid to eksemplarer af sindetskrivelsen, så vedkommende evt. kan sende det ene eksemplar ind til sin organisation (for fysioterapeuter er det naturligvis Danske Fysioterapeuter).

Danske Fysioterapeuters sekretariat får direkte tilsendt en kopi af selve afskedigelsen/opsigelsen og vi henvender os direkte til medlemmet med tilbud om bistand. Det kan derfor være en god ide, at du som tillidsrepræsentant oplyser kollegaen om, at han/hun kan kontakte sekretariatet og få yderligere rådgivning. En evt. sag i forbindelse med en opsigelse inkl. høringssvar, indsigelser mm. vil blive kørt fra Danske Fysioterapeuters sekretariat, og så bliver din rolle oftest at være kontakt mellem sekretariatet og arbejdspladsen. Tillidsrepræsentantens konkrete rolle aftales i de enkelte tilfælde.

Bortvisning
I helt ekstreme tilfælde, hvor en medarbejder f.eks. har "taget af kassen", har brudt sin tavshedspligt eller er udeblevet fra arbejde uden grund, kan ledelsen bortvise vedkommende uden forudgående samtaler eller advarsler. Medarbejderen vil få besked på at pakke sine ting og ikke vise sig på arbejdspladsen mere. Lønnen ophører øjeblikkeligt ved bortvisninger. Det er som nævnt en meget ekstrem situation, som heldigvis forekommer meget sjældent. Hvis du som tillidsrepræsentant kommer ud for, at en kollega bortvises, skal du henvende dig i Danske Fysioterapeuters sekretariat for yderligere rådgivning.

Personalemappe
I forbindelse med tjenstlige sager m.v. opstår der ofte spørgsmål om personalemappen. Hvad er en personalemappe? Hvad er der i den? Hvornår skal oplysningerne fjernes?

Dette afsnit fortæller kort om disse spørgsmål.

Ifølge forvaltningsloven skal arbejdsgiveren oprette en mappe for hver medarbejder. Mappen skal indeholde følgende oplysninger:

• stamoplysninger (navn, adresse, fødselsdato …)
• lønaftaler
• MUS-referater
• ansættelsesbrev
• evt. notat fra tjenstlige samtaler
• evt. advarsler
• uddannelsesforløb

Denne mappe kaldes en personalemappe.

En medarbejder skal oplyses om alt, hvad der lægges i personalemappen, og har til enhver tid ret til at få indholdet at se.

Du har som tillidsrepræsentant ikke adgang til at se indholdet af dine kollegers personalemappe.

Så længe en oplysning ligger i personalemappen vil det kunne bruges i en evt. senere sag, men den juridiske værdi svækkes efterhånden.

Det er arbejdsgiveren, der bestemmer, hvor længe et papir skal ligge i personalemappen, med mindre andet er aftalt.

Du kan som led i forhandling af en løsning på et problem omkring en af dine kolleger inddrage spørgsmålet om, hvor længe en advarsel skal blive liggende i personalemappen. Det har stor betydning for en kollega at se en advarsel blive fjernet fra personalemappen. Du kan derfor foreslå, at den rives i stykker, hvis kollegaen arbejder upåklageligt en vis periode.

En medarbejder kan ikke nægte at skrive under på at have set eller modtaget et korrekt referat. Man skriver under på, at man har set det – ikke at man er enig i indholdet/advarslen. Hvis medarbejderen ikke er enig i indholdet, er det vigtigt at man sørger for at få lagt sine egne synspunkter ved. Her kan du som tillidsrepræsentant være til stor hjælp med formuleringen af det supplerende materiale.

Der kan lokalt være vedtaget procedurer for, hvor længe en oplysning skal ligge i personalemappen, og hvilke oplysninger en tillidsrepræsentant skal have. F.eks. kan det være besluttet, at du som tillidsrepræsentant altid skal have kopi af evt. advarsler.

Undersøg, om I har sådanne procedurer og kontakt sekretariatet, hvis du har spørgsmål til dem.