For at undgå en skriftlig advarsel er det derfor meget vigtigt, at medarbejderen følger de givne anvisninger/krav, som arbejdsgiveren har præciseret under en tjenstlig samtale – og særligt, hvis der er givet en skriftlig irettesættelse.

Tjenstlig samtale

En leder kan indkalde en medarbejder til en tjenstlig samtale, når medarbejderen ved sin måde at handle på har skabt problemer for sig selv og/eller arbejdspladsen. Typisk vil det dreje sig om samarbejdsproblemer eller mangelfuld udførelse af arbejdet. Indkaldelsen skal væsentligst indeholde begrundelse og evt. påtænkt sanktion, samt muligheden for at tage en bisidder med.

Det er en samtale, som foregår mellem lederen og medarbejderen, og det er blandt dem, at problemet skal defineres og løses. Medarbejderen har som nævnt ret til at have en bisidder med, og det er en oplagt opgave for tillidsrepræsentanten eller anden tillidsfuld kollega.

 Efter en tjenstlig samtale bør det af referatet klart fremgå:

• hvad problemet er
• hvad medarbejderen og eventuelt lederen skal gøre for at løse det inden for en given tidsfrist
• hvilken sanktion, der eventuelt er givet
• hvad der er aftalt med hensyn til. opfølgning på samtalen
• hvad sker der, hvis situationen ikke er ændret (sanktionen)

En tjenstlig samtale kan naturligvis også ende med, at situationen bliver belyst og løst i al mindelighed. Måske var der tale om en misforståelse eller en enkeltstående fejl, som så bliver beklaget/rettet.

Irettesættelse

I nogle tilfælde kan lederen finde det nødvendigt med én eller anden form for sanktion. Den mildeste sanktion vil være en irettesættelse/påtale, hvor lederen klart gør opmærksom på, at vedkommende ønsker en anden adfærd hos den ansatte. Det skal slås fast, at det er lederens ret at bestemme, hvad der er ønsket adfærd på afdelingen/i institutionen og gøre opmærksom på det. Det skal naturligvis ske på en ordentlig måde og være i overensstemmelse med arbejdspladsens værdier.

Når irettesættelsen er givet, skal det være klart for de tilstedeværende, hvilke problemstillinger der er drøftet, hvilke krav og forventninger der er til fremtidig adfærd, og hvordan samtalen evt. skal følges op. En irettesættelse kan være mundtlig (der er mindre alvorlig) eller skriftlig.

Advarsel

Der kan også være tale om en problemstilling, hvor lederen finder grundlag for at tildele medarbejderen en mundtlig eller skriftlig advarsel. F.eks. hvis en irettesættelse ikke har haft den ønskede effekt.

En advarsel indebærer, at det kan få alvorlige konsekvenser, hvis de angivne anvisninger ikke følges. Typisk vil medarbejderen få at vide, at hun/han flyttes til en anden afdeling eller bliver afskediget, hvis ikke han/hun følger lederens anvisninger.

Mange arbejdspladser (evt. på kommunalt eller regionalt plan) har beskrevet nogle procedurer for, hvordan sådanne samtaler skal forløbe, f.eks. om en afskedigelse altid skal være forudgået af både en mundtlig og en skriftlig advarsel, eller om én af delene er nok. Disse procedurer skal følges, så det er klogt at undersøge, om arbejdspladsen har sådanne procedurer.