Når du søger job eller får ansættelse i Danske Fysioterapeuter: Sådan behandler vi dine oplysninger

Databeskyttelsesforordningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig elektronisk. Og forordningen pålægger os visse pligter – som f.eks. at fortælle, at vi har indsamlet eller vil indsamle personoplysninger.

Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med din ansøgning eller dit ansættelsesforhold, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, at de f.eks. er forkerte eller giver et forkert indtryk.

Ansøgning

Når vi modtager din ansøgning lægger vi denne i vores HR system ”HR Manager”. Vi beholder kun din ansøgning så længe ansættelsesprocessen pågår, og den slettes senest 6 måneder efter ansættelsesproceduren er afsluttet.

Hvis du inviteres til ansættelsessamtale, videregiver vi din ansøgning til en ekstern HR konsulent, som vi samarbejder med om test af ansøgerne.

Før ansættelse

Når vi ansætter en medarbejder, opretter vi en personalesag i ”HR Manager” samt i vores lønsystem.

Her registrerer vi bl.a.:

• navn og stillingsbetegnelse
• cpr-nummer
• privatadresse
• privat telefonnummer
• e-mailadresse
• oplysninger om nærmeste pårørende
• tidligere ansættelser

Vi registrerer også oplysninger om lønindplacering og (eventuel) pensionskasse.

Hvis oplysningerne ændrer sig, registrerer vi også ændringerne.

Under din ansættelse registrerer vi også enkelte oplysninger i forbindelse med forskellige trivselsmålinger, kurser mv.

Personalesagerne er låst, så kun direktøren, din egen leder samt personalemedarbejderne har adgang til den.

Vi videregiver endvidere oplysninger til SKAT, din pensionskasse samt offentlige myndigheder i det omfang, at det er nødvendigt for refusion eller andre forhold knyttet til dit ansættelsesforhold.

Under ansættelse

Vi registrerer endvidere oplysninger om din ansættelse, f.eks.:

• uddannelse og tidligere arbejdspladser
• direkte arbejdstelefonnummer
• e-mailadresse
• afdeling og chef
• rokering internt i huset
• efteruddannelse
• orlov eller andet fravær
• tidsregistrering
• (jubilæums)anciennitet
• MUS-aftaler
• advarsler eller referater fra tilsvarende samtaler

Vi registrerer også de oplysninger om nærmeste pårørende, vi har fået fra dig, for at vi kan give besked, hvis du bliver syg eller kommer ud for en ulykke.

Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre, f.eks. for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser. Det kan være sygefraværsstatistik, statistik over aldersmæssig fordeling i enheder og områder, rokeringshyppighed mv.

Nogle af oplysningerne registreres flere steder. Det gælder bl.a. oplysninger om fravær på grund af sygdom, ferie mv.

Intranettet/VITA-nettet

På vores intranet, VITA-nettet, registrerer vi oplysninger om dit navn, stillingsbetegnelse, område- og enhedstilhørsforhold, placering i organisationshierarki, fysisk placering, fødselsdag, telefonnummer og e-mailadresse. Vi lægger også et billede af dig på VITA-nettet.

Fravær

Vi registrerer fravær på grund af sygdom, barnets første og anden sygedag, barsel mv. Vi bruger bl.a. registreringerne til at lave en sygefraværsstatistik og til eventuelt at få kommunal refusion.

Hvis lovgivningen giver os mulighed for at få refusion for dit fravær, udfylder vi et ansøgningsskema i Virk.dk, som bliver sendt til din kommune. Kommunen vil herefter sende et brev til din e-Boks med informationerne, som du bedes reagere på. Udbetaling Danmark får besked fra Virk.dk, hvis vi standser lønnen, f.eks. ved overgang til forældreorlov uden løn (med barselsdagpenge).

Vi registrerer også forbrug af feriedage, 6. ferieuge, omsorgsdage mv.

Når du fratræder, giver vi besked om den ferie, du har tilbage til FerieKonto.

Dørbrik

Du har fået en dørbrik, som aktiverer de elektroniske dørlåse i vores lokaler. Låsene er koblet til et alarmsystem.

Hvert dørkort har et nummer, som bliver registreret i en elektronisk log, når en dør åbnes med elektronisk lås.

Loggen viser, hvornår kortet er blevet brugt og hvor.

Vi bruger den kun i helt særlige tilfælde, f.eks. i tilfælde af indbrud.

Tidsregistreringssystemet

I vores tidsregistreringssystem registreres arbejdstid og fremmøde, sygdom, og hvornår du holder hvilke slags fridage.

Her er medarbejderne registreret med:

• initialer
• navn
• arbejdssted
• normarbejdstid
• overenskomstgruppetilhørsforhold
• nærmeste chef

Du skal selv bruge tidsregistreringssystemet til at registrere, hvornår du påbegynder og afslutter dit arbejde. Når du anmoder om og får godkendt ferie, hele fleksdage og andre fridage skal det registreres. Også når du er syg, skal du registrere det i tidsregistreringssystemet.

Internettet

Vi registrerer ikke besøg på internetsider centralt.

Siderne bliver automatisk registreret på din pc i mappen Temporary Internet Files og i mappen Oversigt. Ingen andre end dig selv (og administratoren) kan se filerne.

Logningen bliver overskrevet løbende, eller du kan selv slette den. Du kan også sætte din browser op til at slette din log automatisk, når du er færdig med at bruge browseren.

E-mails

Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt til og fra e-mailadresser her hos Danske Fysioterapeuter. Det vil sige, at vi registrerer:

• hvem e-mailen er fra
• hvem den er sendt til
• hvornår den er sendt og modtaget
• det, der står i emnefeltet
• indholdet af modtagne og afsendte e-mails.

Logningen sker af drifts- og sikkerhedsmæssige grunde

Kalendersystemet i Outlook

I den elektroniske kalender i Outlook registrerer du selv aftaler om møder, fravær mv. Andre medarbejdere kan sende dig invitationer til møder mv. Invitationerne bliver registreret midlertidigt i din kalender, indtil du har accepteret eller afslået dem.

Indholdet af din kalender er som udgangspunkt synligt for alle medarbejdere i huset. Der er dog mulighed for at markere aftaler som private, sådan at deres indhold kun kan ses af dig selv. Andre vil kun kunne se, at der er en registrering. Registreringerne i kalenderen gemmes i princippet uendeligt, hvis du ikke selv ændrer eller sletter dem.

TeamShare

I det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem TeamShare logges alle ændringer – det vil sige, hvad brugerne foretager sig i systemet – i princippet uendeligt.

Hver gang du tjekker et dokument ind, altså gemmer det i systemet på ny, gemmes der en ny version af dokumentet.

Alle tidligere versioner af dokumentet er umiddelbart tilgængelige.

Også i Navision foretager vi logning af adgang.

Telefon

Vi registrerer ikke telefonopkald (hverken udgående eller indgående), men din telefon registrerer lokalt, hvilke numre du ringer til og bliver ringet op fra og hvornår.

Opkaldslisterne i din telefon kan du slette når som helst.

Når du afleverer din telefon, nulstilles telefonen, så alle data slettes.

Løn, skat, ATP, pension mv.

Når Danske Fysioterapeuter anviser løn, bruges medarbejdernes cpr-numre.

Vores samlede lønudgifter bliver via Lessor Løn og Nets sendt til den enkelte medarbejders bankkonto. Samtidig bliver A-skat mv. overført til SKAT.

En elektronisk kopi af dine lønsedler bliver overført til din e-Boks på borger.dk. Du har dermed adgang til lønsedlerne via e-Boks.

Danske Fysioterapeuter modtager skatteoplysninger direkte fra SKAT. Hvis der sker ændringer i dit skattekort, bliver vi automatisk underrettet.

Hver måned overføres A-skat og arbejdsmarkedsbidrag til SKAT. Samtidig får SKAT en række oplysninger om dig: navn, adresse, cpr-nummer, ansættelsessted og din bruttoløn. SKAT får også oplyst, hvad du samlet har tjent i årets løb.

Også indbetalingen af månedlige bidrag til Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) på indberettes. SKAT får hvert år oplyst, hvor meget du har betalt til ATP.

Din arbejdsgiveradministrerede pensionsordning oplyses ligeledes til din pensionskasse og til SKAT. Dit navn, cpr-nummer og beløbet fremgår af overførslen

Fratrædelse

Personalesager opbevares som udgangspunkt i 10 år efter en medarbejders fratrædelse

Hvis der i sagen er oplysninger om en arbejdsskade, gemmes den i mindst 30 år efter arbejdsskadetidspunktet.

Klageadgang

Du har mulighed for at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
DK-1300 København K
Tlf. +45 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk

Du kan skrive til Datatilsynet fra din digitale postkasse på borger.dk.