Forretningsorden for bestyrelsen i Region Nordjylland

Her kan du læse om, hvordan regionsbestyrelsesmøder foregår. Forretningsordenen er godkendt i september 2023.

Første møde efter generalforsamling

På første møde efter generalforsamlingen konstituerer regionsbestyrelsen sig. Regionsbestyrelsen skal træffe beslutning om, der skal konstitueres en næstforperson/mand, og dokumentere hvem, hvis det er aktuelt. Der skal tages stilling til om uddannelsesinstitutionen skal have mulighed for at sende en student til at deltage i regionsbestyrelsens møder som observatør, dvs. uden stemmeret, men med taleret

Regionsbestyrelsen består af ni personer:

Regionsformand/person
2 valgte for TR
1 valgt fra SU
5 valgte på Generalforsamlingen
Evt. en observatør for de studerende på UCN

Møde hyppighed, tidspunkter og sted

Regionsbestyrelsesmøderne afholdes i udgangspunktet som 5-6 heldagsmøder fra kl. 9.00-15.30, med forplejning. I udgangspunktet afholdes møderne på regionskontoret på Sofiendalsvej i Aalborg, men ved behov kan møderne flyttes til andre lokationer.

Ved ekstraordinære behov eller ved særligt vigtige emner, som skal debatteres, aftales der møder virtuelt af ca. 2 timers varighed i aftentimerne.

Indkaldelse

Der skal afholdes ordinært regionsbestyrelsesmøde snarest efter modtagelsen af indkaldelsen til ordinære eller ekstraordinære repræsentantskabsmøder.

Indkaldelse til regionsbestyrelsesmøder sker normalt skriftligt med 8 dages varsel. Regionsformanden eller bestyrelsesmedlemmer kan desuden indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvis han/hun/de finder det nødvendigt.

Dagsorden

Dagsorden udarbejdes af regionsformanden. Punkter til dagsorden kan indsendes senest 8 dage før mødet, hvor sagen ønskes behandlet. Punkter, der ikke er varslet i tide, kan nævnes under punkt 2 godkendelse af dagsordenen. Så kan det blive prioriteret i dagsordenen – under et af de eksisterende punkter eller under eventuelt. Hvis emnet er stort og ikke haster, kan det sættes på et næstkommende møde. Dette gøres i enighed blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

Faste punkter til dagsorden:

Valg af ordstyrer og referent
Godkendelse af dagsordenen, aftale tidsplan
Opfølgning siden sidst
Kort orientering fra Regionsformand og diskussion af relevante emner
Kort orientering fra Regionsbestyrelsesmedlemmer om bestyrelsesrelevante emner
Orientering fra SU-medlemmer
Orientering fra TR-medlemmer
Status på politisk opgavevaretagelse
Status på arrangementer
Status fra Netværkskonsulenten
Aktuelle emner
Regnskab/budget punkt
Planlægning af næste møder
Eventuelt
Evaluering af mødet

Herudover øvrige punkter, som varierer fra gang til gang.

Mødeledelse

Bestyrelsesmødet ledes af regionsformanden. Ved formandens forfald vælges mødeleder blandt de tilstedeværende.

Referat

En af bestyrelsesmedlemmerne er fast referent. Referatet skal være kort og præcist, og det skal fremgå tydeligt, hvis der er besluttet noget, samt hvem der arbejder videre med en opgave.

Af referatet skal det fremgå, hvilke regionsbestyrelsesmedlemmer, der var til stede på mødet.

Efter mødet sendes referatet inden en uge til regionsbestyrelsens medlemmer. Der kan i referat-udkastet fremgå, hvis et enkelt medlem skal være særligt opmærksom. I forbindelse med udsendelse af referat-udkastet gives en frist for rettelser, der minimum er på 5 hverdage. Rettelser til ordlyd og indhold sendes til alle, trykfejl og grammatiske rettelser sker kun til referenten.

Umiddelbart efter indsigelsesfristens udløb færdiggør referent og formand referatet, som sendes til regionsbestyrelsen og lægges på hjemmesiden. Det tilstræbes, at godkendt referat er på hjemmesiden senest 2 uger efter mødet.

Suppleant

Suppleanten indtræder i bestyrelsen, når et medlem stopper i bestyrelsen, eller hvis der er gentagende afbud af samme medlem.

Der kan vælges 2 suppleanter til regionsbestyrelsen på generalforsamlingen.

Beslutningsdygtighed

Regionsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når halvdelen af medlemmerne er til stede.

Regler for afstemning

Afstemning sker ved simpelt flertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Planlægning

En gang årligt (i 3. kvartal) vedtager regionsbestyrelsens mødekalender for det kommende år. Der er udarbejdet et årshjul for opgaver i regionsbestyrelsen.

Nedsættelse af udvalg

Regionsbestyrelsen kan uddelegere konkrete arbejdsopgaver til medlemmerne i regionen samt nedsætte udvalg. Arbejder regionsbestyrelsen med konkrete sager, hvor der skal afgives høringssvar, kan det være hensigtsmæssigt, at den indhenter råd, vejledning og udtalelser hos de involverede fysioterapeuter, hos de lokale repræsentanter/kontaktpersoner for fraktioner og faggrupper/fagfora.

Regionsbestyrelsen i Nordjylland har pt. et politisk udvalg og et arrangementsudvalg.

Regionsbestyrelsen kan beslutte at yde honorar for afgrænsede opgaver i forbindelse med Regionsbestyrelsesarbejde. Dette skal vurderes og aftales før en opgave igangsættes.

Suppleant til hovedbestyrelsen

Såfremt regionsformanden har forfald til mere end to på hinanden følgende hovedbestyrelsesmøder, indtræder et regionsbestyrelsesmedlem i hovedbestyrelsen som suppleant for regionsformanden.

Efter generalforsamlingen udpeger regionsbestyrelsen suppleanten til Regionsformanden.

Diskretionspligt

Der påhviler alle, der deltager i regionsbestyrelsesmøder, diskretionspligt over for det, de måtte få kendskab til fra regionsbestyrelsens arbejde.