Ikke til at vælte omkuld
Thomas Stadil Pinstrup er et meget roligt gemyt.
Kun en enkelt gang undervejs i den gigantiske ledelsesopgave det var at udrulle en ny fælles elektronisk patientjournal på Regionshospitalet Randers og Grenaa, sad hjertet helt oppe i halsen på ham.
En stor reception i hospitalets kantine, der fandt sted en fredag i starten af februar, markerede, at hospitalet for fem dage siden var begyndt at implementere og teste den elektroniske patientjournal, der var udset til at være fremtidens fælles IT-baserede journal i Region Midtjylland. Starten så lys og lovende ud, og ” skål og tillykke” lød det fra receptionsgæsterne, der både talte regionens toppolitikere med Bent Hansen i spidsen, en lang række topembedsmænd, samarbejdspartnere og nogle håndfulde af hospitalets i alt 1.700 ansatte, heriblandt den øverste ledelse. Den IT-baserede journal - også kaldet MidtEPJ - havde været ti år undervejs og var blevet kritiseret voldsomt. Nu skulle det en gang for alle lykkes at få det komplicerede IT-system til at fungere til glæde for patienter og personale.
Godt tilfreds forlod Thomas Stadil Pinstrup receptionen for at køre hjemad mod Nordjylland for at holde weekend sammen med familien. Men så ringede de fra Medicinsk Afdeling og Akut Modtageafdeling.
”Vi havde lige fejret den gode start, men nu var der problemer. Jeg holdt vejret: Ville det hele nu gå, som det skulle?,” fortæller han.
Den fredag blev der arbejdet igennem på hospitalets EPJ-kontor. Hurtigt fandt de - sammen med regionens IT-afdeling - problemet samt en midlertidig løsning, så personalet på de to hospitalsafdelinger kunne arbejde videre. Om lørdagen mærkede personalet på afdelingerne ikke noget til problemet. Og om mandagen faldt tingene for alvor på plads.
"Ellers har jeg sovet roligt undervejs. Jeg er ikke sådan at vælte omkuld," fortæller Thomas Stadil Pinstrup om den personlige ballast, der har fået ham til at holde hovedet koldt undervejs i den store forandringsproces, han som EPJ-projektleder har stået i spidsen for.
Sig ja til at blive projektleder
HVIS den øverste ledelse bakker op om projektet - både ressourcemæssigt og ved både udadtil og indadtil at signalere: "den vej går vi”.
HVIS du har mulighed for at sætte det rigtige hold medarbejdere. Det er et privilegium at få lov til at arbejde sammen med kompetente og dedikerede folk.
HVIS du har den nødvendige portion tålmodighed og samtidig evnen til at stå fast i modvind.
HVIS du er god til at fastholde dialogen. Du skal lytte til samarbejdspartnere og medarbejdere og have tillid til deres dømmekraft. Lyt til dine projektmedarbejdere.
HVIS du har din families opbakning til, at du prioriterer jobbet.
Kilde: Thomas Stadil Pinstrup
Den gigantiske EPJ-udrulning på det midtjyske regionshospital har indtil videre været Thomas Stadil Pinstrups største projekt som leder.
”Det er det vildeste projekt, jeg har ledet,” siger han, og arbejdskrævende har det også været. I løbet af halvandet år opsparede han fem måneders overarbejde.
"Men jeg er ikke den eneste på EPJ-kontoret, der har arbejdet igennem. Vi har da haft travlt og har alle en gæld at betale af til vores ægtefæller”.
Selv holdt han seks ugers sommerferie, hvor han blandt andet fik cyklet utallige kilometer mountainbike med sine to sønner.
Ingen karriereplan
EPJ-projektet gik ”bedre, end vi havde turdet håbe på”. Hele projektgruppen blev den 1. juli i år etableret som en ny afdeling i administrationen på hospitalet, og Thomas Stadil Pinstrup blev udnævnt til hospitalets chef for Sundheds-IT og dermed leder af afdelingen.
Han har aldrig haft en bevidst karriereplan. Startede med at læse datalogi ved Aarhus Universitet, men så overbeviste familie og venner ham om, at han skulle gå sundhedsvejen, og at fysioterapeutuddannelsen lige var noget for ham.
"Det er et dejligt job at være fysioterapeut," lyder det uden tøven: "Som nybagt fysioterapeut havde jeg fornemmelsen, at jeg havde verdens bedste uddannelse. Alle døre var åbne, og du havde virkelig en mulighed for at gøre en positiv forskel for patienterne”.
Thomas Stadil Pinstrup fik et vikariat på det, der dengang hed Randers Centralsygehus, hvor han prøvede af arbejde i alle afdelinger, inden han blev fastansat i ortopædkirurgisk gruppe. Efter nogle år omfattede arbejdet også Rygambulatoriet.
"Men så begyndte vi tilbage i 2001 at lave noget EPJ. Rekvisitions- og svarmodulet skulle udvikles. Det var måske min baggrund på datalogistudiet, der var årsagen til, at overfysioterapeuten bad mig deltage som fysioterapiens repræsentant".
Han blev trukket mere og mere ind i projektet, og i en periode arbejdede han to dage om ugen med fysioterapi og tre dage med EPJ, men det var ikke optimalt at være delt mellem to så forskellige arbejdsfunktioner.
"Så ville de gerne ansætte mig på fuld tid i administrationen. Rygambulatoriet lukkede i en periode, og jeg traf valget ", fortæller Thomas Stadil Pinstrup, hvis betingelse for at sige ja til jobbet i administrationen blandt andet var mulighed for efteruddannelse. Han videreuddannede sig i Sundhedsinformatik på Ålborg Universitet, og i tre år læste han ved siden af sit fuldtidsarbejde. Det sidste år havde han en ugentlig fridag til specialeskrivning.
Kort om modulerne i MidtEPJ
Medicinmodul: Styrer medicinering af patienterne. Herfra udvælger og ordinerer lægen medicin, og plejepersonalet dokumenterer deres udlevering af medicin til patienterne. Elektroniske recepter kan sendes direkte til apotekerne.
Bookingmodul: Er et redskab til effektiv planlægning af afdelingernes ressourcer i sengeafsnit, ambulatorier og operationsafsnit.
Rekvisitions- og svarmodul: Bruges til at håndtere bestillinger af og svar på analyser af f.eks. blod og urin. Når prøvesvarene er klar, præsenteres de samme med patientens tidligere resultater indenfor en brugerdefineret periode.
Klinisk proces: Overtager papirjournalens rolle. Anvendes dermed til at dokumentere notatet, målinger, optegnelser osv. Oplysninger kan fremfindes ved brug af funktionen "læs journal" og "overblik", der er tilpasset de enkelte afsnit og personalegrupper.
Patient administrativt system (PAS): Erstatter Grønt system (GS). PAS håndterer patientdata som indlæggelse, udskrivning, ambulante besøg etc. og danner dermed grundlaget for indberetninger til centrale registre og for opstillinger af hospitalets produktionsstatistik og bedre patientsikkerhed.
God til at arbejde på tværs
Som fysioterapeut på et hospital er man vant til at arbejde sammen med mange forskellige faggrupper, og netop evnen til at arbejde tværfagligt har været en kæmpe styrke i jobbet som EPJ-projektleder. Arbejdsgange og faglige hierarkier bliver nemlig rusket godt og grundigt igennem, når hospitaler indfører en elektronisk patientjournal. Tidligere havde læger, sygeplejersker, terapeuter og andre hver deres journal, men nu er alle notater tilgængelige for alle faggrupper. En tværfaglig EPJ er et udviklingsprojekt for hele organisationen, fortæller Thomas Stadil Pinstrup.
Afgørende for projektets succes har været, at hospitalets klinikere er blevet massivt involveret i at udvikle IT-systemet og for eksempel journalens mange SFI; det SundhedsFaglige Indhold.
Udrulningen af EPJ handler ikke kun om teknik men i høj grad om organisatorisk forandring og samarbejdsrelationer. Som EPJ-projektleder er det en fordel at kende hospitalet indefra og have erfaring med forandringsprocesser på et hospital, vurderer Thomas Stadil Pinstrup.
Husk dialogen
Evnen til at fastholde dialogen er helt afgørende i en proces, hvor forskellige faggruppers ønsker og krav skal tilgodeses - så vidt det er muligt.
"Dårlige ledere skærer igennem for hurtigt. Jeg hælder mere til dialogen. Du skal holde fast i at lytte og forstå, og heldigvis skal der meget til, før jeg bliver sur eller irriteret. Jeg har en god portion tålmodighed," siger Thomas Stadil Pinstrup, som ifølge sine samarbejdspartnere har en psyke som en klippe. Men det sindige væsen er samtidig kombineret med et stort mod på forandringer.
”Det bedste ved at være EPJ-projektleder er, at du ikke kender opskriften på forhånd. Projektholdet ydede en fantastisk indsats, og det var utroligt spændende at lede et hold af meget dedikerede medarbejdere,” siger Thomas Stadil Pinstrup, der nu satser på at udvikle sig endnu mere som leder. Det vil blandt andet ske ved at tage en Diplomuddannelse i Ledelse.
Fakta om EPJ-projektet
Regionshospitalet Randers og Grenaa tog som det første hospital i Region Midtjylland alle dele af en fælles elektronisk patientjournal (MidtEPJ) i brug på et helt hospital.
Blandt andet på baggrund af erfaringerne fra Randers og Grenaa har regionsrådet besluttet, at den fælles journal skal erstatte de fem journalsystemer, som regionens otte hospitaler bruger i dag.
I forvejen benyttede regionshospitalet 3 af modulerne i det nye EPJ-system (Medicin, Booking og Rekvisition og Svar), men nu benytter hospitalet også Klinisk proces-modulet, der erstatter papirjournalen, samt PAS - et patientadministrativt system, der erstatter Grønt System(GS).
Udrulningen af den samlede EPJ foregik i tre bølger i 2010:
1. februar: Medicinsk Afdeling og Akut Modtageafdeling
1. marts: Børneafdelingen, Gynækologisk/obstetrisk Afdeling og Anæstologisk Afdeling
7.april: Kirurgisk Afdeling, Ortopædkirurgisk Afdeling og Urologisk Afdeling.
