De svære samtaler
En leder kan indkalde en medarbejder til en tjenstlig samtale, når medarbejderen ved sin adfærd har skabt problemer for sig selv eller arbejdspladsen. Typisk vil det dreje sig om samarbejdsproblemer eller mangelfuld udførelse af arbejdet.
Det er en samtale, der foregår mellem lederen og medarbejderen, og det dem der skal definere og løse problemet. Men medarbejderen har ret til at have en bisidder med, og det er oplagt for medarbejderen at vælge dig.
En kollega, der er indkaldt til en tjenstlig samtale, vil sandsynligvis have et stort behov for at snakke med nogen. Det er en oplagt opgave for dig som tillidsrepræsentant.
Efter en tjenstlig samtale skal det gerne være klart:
- hvad problemet er
- hvad medarbejderen skal gøre, og hvad lederen skal gøre for at løse det
- inden for hvilken tidsfrist
- hvad sker der, hvis situationen ikke er ændret
En tjenstlig samtale kan ende med, at situationen bliver belyst og løst i al mindelighed. Måske var der tale om en misforståelse eller en enkeltstående fejl, som bliver beklaget og rettet.
I nogle tilfælde kan lederen synes, det er nødvendigt med en eller anden form for sanktion. Den mildeste sanktion er en påtale, hvor lederen klart gør opmærksom på, at han/hun ønsker en anden adfærd af medarbejderen.
Det er lederens ret at bestemme, hvad der er ønsket adfærd på arbejdspladsen og gøre opmærksom på det, men det skal naturligvis ske på en ordentlig måde. Det er blandt andet det, du som bisidder er med til at sikre.
Når påtalen er givet, skal det være klart for både medarbejderen, lederen og dig:
- hvilke problemstillinger der er drøfte
- hvilke krav og forventninger der er til fremtidig adfærd
- hvordan samtalen evt. skal følges op.
En påtale kan være mundtlig (der er mindre alvorlig) eller skriftlig.
Der kan også være tale om en problemstilling, hvor lederen synes, at han/hun er nødt til at skærpe tonen og give medarbejderen en mundtlig eller skriftlig advarsel. Det kan f.eks. være, hvis en påtale ikke har haft den ønskede effekt.
En advarsel betyder, at det får alvorlige konsekvenser, hvis de angivne retningslinjer ikke følges. Typisk vil medarbejderen få at vide, at hun/han bliver flyttet til en anden afdeling eller bliver afskediget, hvis ikke han/hun følger lederens anvisninger.
Mange arbejdspladser har beskrevet nogle procedurer for, hvordan advarselssamtaler skal forløbe. Disse procedurer skal følges, så du skal undersøge, om din arbejdsplads har sådan nogle procedurer.
Hvis der er noget i procedurerne, som du ikke forstår, skal du spørge din leder, personalekontoret eller Danske Fysioterapeuter.
Hvis en kollega bliver afskediget, har vedkommende sandsynligvis brug for en at snakke med. Det vil typisk være en opgave for dig som tillidsrepræsentant. Det er din opgave at fortælle kollegaen om hans/hendes rettigheder og hjælpe med at sikre de bedst mulige vilkår i forbindelse med opsigelsen.
Varsling af afskedigelsen
Før en medarbejder bliver afskediget, skal vedkommende altid "høres" eller "varsles" om, at arbejdsgiveren påtænker at afskedige ham/hende. Fra varslingen har medarbejderen typisk 14 dage til at komme med indsigelser. Først efter denne høring vil den endelige afskedigelse falde.
Danske Fysioterapeuter får tilsendt en kopi af selve afskedigelsen, og vi henvender os direkte til medlemmet med tilbud om bistand.
Men det kan alligevel være en god ide, at du oplyser kollegaen om, at han/hun kan kontakte Danske Fysioterapeuter og få yderligere rådgivning og støtte i den svære situation.
Hvis der skal føres en sag i forbindelse med en afskedigelse, vil den blive kørt fra Danske Fysioterapeuters sekretariat. Din rolle vil så typisk være at være kontakt mellem sekretariatet og arbejdspladsen.
I helt ekstreme tilfælde, hvor en medarbejder f.eks. har brudt sin tavshedspligt eller er udeblevet fra arbejde uden grund, kan ledelsen bortvise vedkommende uden forudgående samtaler eller advarsler.
Medarbejderen vil få besked på at pakke sine ting og ikke vise sig på arbejdspladsen mere. Lønnen ophører øjeblikkeligt ved bortvisninger. Det er som nævnt en meget ekstrem situation, som heldigvis forekommer meget sjældent. Hvis du som tillidsrepræsentant kommer ud for, at en kollega bortvises, skal du henvende dig til Danske Fysioterapeuter for yderligere rådgivning.
Det er en god idé i "fredstid" at aftale rammerne for tjenstlige samtaler, påtaler og lignende:
- hvornår og hvordan skal medarbejderen indkaldes til samtalen?
- at der er ret til en bisidder
- beskrivelse af et standardforløb (f.eks. leder og medarbejder fremlægger hver deres version af problemet, problemet identificeres, forslag til løsning af problemet, handleplan og tidsplan for løsning beskrives)
- hvordan der tages referat/notat (f.eks. præcisere at det er lederens opgave, hvad skal referatet indeholde, hvornår kan det fjernes fra personalemappen)
