Personalemappen
Ifølge forvaltningsloven skal arbejdsgiveren oprette en personalemappe for hver medarbejder. Mappen skal indeholde følgende oplysninger:
- stamoplysninger (navn, adresse, fødselsdato)
- lønaftaler
- MUS-referater
- ansættelsesbrev
- evt. notat fra tjenstlige samtaler
- evt. advarsler
- uddannelsesforløb
En medarbejder har ret til at se indholdet i sin personalemappe. Man skal bare spørge.
Du har som tillidsrepræsentant ikke adgang til at se indholdet af dine kollegers personalemappe.
Oplysninger har juridisk værdi
Så længe en oplysning ligger i personalemappen vil den kunne bruges i en evt. sag. Det er en konkret vurdering i den enkelte sag, hvor stor betydning de enkelte dokumenter kan få i en evt. sag alt efter alder, karakter mv.
Det er arbejdsgiveren, der bestemmer, hvor længe et papir skal ligge i personalemappen, med mindre andet er aftalt.
Der kan lokalt være vedtaget procedurer for, hvor længe en oplysning skal ligge i personalemappen, og hvilke oplysninger en tillidsrepræsentant skal have. F.eks. kan det være besluttet, at du som tillidsrepræsentant altid skal have kopi af eventuelle advarsler.
Undersøg, om I har sådanne procedurer, og kontakt Danske Fysioterapeuter, hvis du har spørgsmål til dem.
Uenighed om indhold
Hvis en medarbejder er uenig i indholdet af noget materiale, der lægges i personalemappen, er det vigtigt, at man sørger for at få lagt sine egne synspunkter ved. Her kan du som tillidsrepræsentant være til stor hjælp med formuleringen af det supplerende materiale.
Brug personalemappen i forhandlinger
Du kan som led i forhandling af en løsning på et problem omkring en af dine kolleger inddrage spørgsmålet om, hvor længe en advarsel skal blive liggende i personalemappen.
Det har stor betydning for en kollega at se en advarsel blive fjernet fra personalemappen. Du kan derfor foreslå, at den fjernes, hvis kollegaen arbejder upåklageligt en vis periode.
